Sådan vælger du den rigtige kontorløsning

Det rigtige kontor handler om mere end kvadratmeter og beliggenhed. Kontorløsningen skal passe til den måde, din virksomhed arbejder på – både i dag og når behovene ændrer sig.Budget, fleksibilitet, placering og pladsbehov er alle vigtige faktorer. En forkert løsning kan hurtigt føre til unødvendige omkostninger eller et kontor, der ikke længere passer til virksomheden.

Omvendt kan den rette kontorløsning give professionelle rammer, større fleksibilitet og bedre mulighed for at udvikle virksomheden. I denne guide gennemgår vi 5 ting, du bør overveje, når du vælger kontor – og ser på, hvornår forskellige kontorløsninger kan være det rette valg.

Hvad skal en god kontorløsning kunne?

Før du begynder at sammenligne priser og adresser, bør du tage udgangspunkt i din arbejdsdag.Et kontor skal først og fremmest løse et behov.For nogle virksomheder er kontoret den primære arbejdsplads fem dage om ugen. Andre arbejder hybridt, er meget ude hos kunder eller har medarbejdere, der kun møder ind enkelte dage.Derfor findes der heller ikke én kontorløsning, der passer til alle.Start eksempelvis med at spørge dig selv:

• Hvor ofte skal jeg bruge kontoret?

• Hvor mange personer skal have en arbejdsplads?

• Har jeg brug for min egen faste plads?

• Skal jeg kunne holde kundemøder?

• Har jeg brug for privatliv og mulighed for at lukke døren?

• Forventer jeg at ansætte flere inden for det næste år?

• Er fællesskab og netværk vigtigt for mig?

Når du kender svarene, bliver det langt lettere at vurdere de forskellige muligheder.

1. Budget – hvad koster kontoret egentlig?

Budgettet er naturligvis en vigtig del af valget, men det er en fejl kun at kigge på den månedlige husleje.Et traditionelt kontor kan ved første øjekast virke attraktivt prismæssigt. Men ud over huslejen kommer der ofte en række andre udgifter.Det kan blandt andet være:

• Depositum

• Møbler og inventar

• Internet

• El og varme

• Rengøring

• Kaffe og køkkenfaciliteter

• Printer og andet udstyr

• Vedligeholdelse

• Mødelokaler

Samtidig skal nogen bruge tid på at håndtere de praktiske ting omkring kontoret.I et kontorfællesskab er mange af disse elementer allerede en del af løsningen. Derfor bør du sammenligne den samlede månedlige omkostning frem for kun huslejen.

Tænk i værdi frem for kun pris

Spørgsmålet er ikke nødvendigvis:“Hvad er den billigste kontorplads?”Et bedre spørgsmål er:“Hvilken løsning giver mest værdi i forhold til den måde, vi arbejder på?”Hvis du eksempelvis kun bruger kontoret to eller tre dage om ugen, giver det måske ikke mening at betale for et stort privat kontor, der står tomt resten af tiden.Her kan en flex plads være mere relevant.Arbejder du derimod fra kontoret næsten hver dag, kan værdien af din egen faste arbejdsstation gøre en fast plads mere attraktiv.

2. Fleksibilitet – kan løsningen følge virksomheden?

Virksomheder ændrer sig.Du kan være selvstændig i dag og have to medarbejdere om et år. Et team på fire kan blive til otte. Eller måske finder virksomheden ud af, at medarbejderne fremover kun skal møde fysisk ind et par dage om ugen.Derfor bør du undersøge, hvor nemt det er at ændre din kontorløsning.Spørg blandt andet ind til:

• Binding

• Opsigelsesvilkår

• Muligheden for at skifte kontortype

• Muligheden for at tilføje flere arbejdspladser

• Muligheden for at skalere op eller ned

Jo mere usikker virksomhedens udvikling er, desto større værdi kan fleksibiliteten have.

Undgå at betale for fremtidige behov i dag

En klassisk fejl er at vælge et større kontor, fordi man forventer at få brug for pladsen senere.Resultatet kan være, at virksomheden i lang tid betaler for tomme skriveborde.En fleksibel kontorløsning gør det i stedet muligt at vælge ud fra det aktuelle behov og udvide, når behovet rent faktisk opstår.Det reducerer både risikoen og de faste omkostninger.

3. Beliggenhed – hvad betyder adressen for virksomheden?

Lokationen påvirker både medarbejdere, kunder og virksomhedens udtryk.Hvis du møder ind hver dag, bør transporttiden naturligvis være realistisk. Har du medarbejdere, skal du også tænke over, hvor nemt det er for dem at komme til kontoret.Overvej eksempelvis:

• Offentlig transport

• Parkeringsmuligheder

• Afstand til kunder

• Adgang til de større indfaldsveje

• Området omkring kontoret

Men beliggenhed handler også om virksomhedens professionelle fremtoning.En professionel virksomhedsadresse kan skabe et andet indtryk end en privat hjemmeadresse – særligt hvis adressen fremgår af hjemmeside, fakturaer og anden kommunikation.

Har kunderne brug for at besøge dig?

Hvis du ofte inviterer kunder, samarbejdspartnere eller kandidater til møder, bliver kontorets placering og faciliteter endnu vigtigere.Her bør du overveje hele oplevelsen:Er kontoret let at finde? Er der et professionelt sted at holde mødet? Hvordan bliver gæsten modtaget?Kontoret bliver på den måde en del af virksomhedens ansigt udadtil.

4. Behov – hvad bruger du faktisk kontoret til?

Det lyder simpelt, men mange vælger mere kontor, end de reelt har brug for.Derfor bør du tage udgangspunkt i din faktiske arbejdsdag.Hvis du primært arbejder hjemmefra og blot ønsker professionelle rammer et par gange om ugen, kan en flex plads være tilstrækkelig.Hvis du møder ind ofte og gerne vil have din egen arbejdsstation, kan en fast plads være mere relevant.Hvis flere medarbejdere arbejder sammen dagligt, eller I har behov for privatliv, kan et privat kontorlokale være den bedste løsning.Og hvis du slet ikke har behov for en fysisk arbejdsplads, men ønsker en professionel virksomhedsadresse, kan et virtuelt kontor være værd at overveje.

Lav en liste over must-haves

Det kan være en fordel at dele dine behov op i to kategorier:Skal have:
De ting, der er nødvendige for, at arbejdsdagen fungerer.Rart at have:
Faciliteter, der er attraktive, men ikke afgørende.Det gør det lettere at sammenligne forskellige kontorløsninger uden at blive distraheret af faciliteter, du i praksis aldrig kommer til at bruge.

5. Fremtid – kan kontoret vokse med virksomheden?

Det rigtige kontor skal fungere nu, men det er en fordel, hvis det også giver plads til udvikling.Det betyder ikke, at du skal betale for fremtidens behov allerede i dag.Tværtimod.Det handler om at vælge et sted, hvor der er mulighed for at ændre løsningen, hvis virksomheden udvikler sig.Forestil dig eksempelvis, at du starter med en flex plads.Når du begynder at møde ind oftere, kan en fast plads blive relevant. Senere ansætter du måske medarbejdere og får brug for et privat kontor.Hvis alle løsninger findes samme sted, kan virksomheden udvikle sin arbejdsplads uden nødvendigvis at skulle skifte adresse, flytte alle sine ting og starte forfra et nyt sted.Det er værd at have med i overvejelserne fra begyndelsen.

Hvilken type kontorløsning passer til dig?

Når du har vurderet budget, fleksibilitet, beliggenhed, behov og fremtid, kan du begynde at se på selve kontortypen.De mest relevante muligheder vil typisk være:

Flex plads

En flex plads passer godt til dig, der ønsker et professionelt sted at arbejde, men ikke har behov for dit eget faste skrivebord.Det kan være relevant for selvstændige, freelancere og personer med en hybrid arbejdsform.

Fast plads

En fast plads giver dig din egen arbejdsstation.Det kan være den rette løsning, hvis kontoret er din primære arbejdsbase, og du gerne vil kunne møde ind til den samme plads hver dag.

Privat kontor

Et privat kontor giver mere ro og privatliv og kan være relevant for mindre teams eller virksomheder, der har behov for deres egne rammer.Samtidig kan du stadig få fordelene ved at være en del af et større kontormiljø.

Virtuelt kontor

Et virtuelt kontor er relevant, hvis du ikke nødvendigvis har brug for en fysisk arbejdsplads, men ønsker en professionel virksomhedsadresse.Det kan eksempelvis være interessant, hvis du arbejder hjemmefra, er meget ude hos kunder eller driver en virksomhed, hvor arbejdet primært foregår digitalt.

Hvornår giver et virtuelt kontor mening?

Et virtuelt kontor adskiller sig fra de andre løsninger, fordi du ikke nødvendigvis betaler for en arbejdsplads.I stedet får virksomheden en professionel base uden at skulle have et traditionelt kontor.Det kan være en oplagt løsning, hvis du:

• Arbejder primært hjemmefra

• Ikke har behov for en daglig kontorplads

• Ønsker at adskille privatadresse og virksomhedsadresse

• Ønsker en professionel virksomhedsadresse

• Gerne vil holde de faste omkostninger nede

Hos Blue Office kan et virtuelt kontor samtidig kombineres med andre muligheder, hvis dit behov ændrer sig.Det betyder, at du eksempelvis kan starte med en virksomhedsadresse og senere undersøge mulighederne for en fysisk arbejdsplads.

Kontorfællesskab eller eget kontor?

Et andet vigtigt valg er, om du vil etablere dit eget traditionelle kontor eller være en del af et kontorfællesskab.Med eget kontor får du naturligvis stor kontrol over indretning og rammer. Til gengæld følger der ofte flere faste omkostninger, længere aftaler og mere administration med.I et kontorfællesskab deles mange af faciliteterne.Du behøver ikke nødvendigvis selv at investere i mødelokaler, fællesområder og andre faciliteter, som kun bruges en del af tiden.Samtidig får du andre virksomheder og mennesker omkring dig.For selvstændige og mindre virksomheder kan det give en god mellemvej mellem hjemmekontoret og et traditionelt erhvervslejemål.

Typiske fejl, når virksomheder vælger kontor

Et forkert kontorvalg skyldes sjældent, at kontoret i sig selv er dårligt. Ofte skyldes det, at løsningen ikke matcher virksomhedens faktiske behov.Tre fejl går særligt igen.

At vælge for stort

Det kan være fristende at planlægge efter den virksomhed, man håber at have om to år.Men tomme kvadratmeter koster også penge.Vælg hellere en løsning, hvor du kan skalere, når behovet opstår.

At binde sig for længe

Virksomhedens behov kan ændre sig hurtigere end forventet.Derfor bør du altid forstå bindings- og opsigelsesvilkårene, før du skriver under.

At undervurdere fleksibilitet

Fleksibilitet kan være svær at sætte en konkret pris på, indtil du får brug for den.Muligheden for hurtigt at skifte løsning kan derfor vise sig at være mere værdifuld end en mindre besparelse på den månedlige pris.

Besøg stedet, inden du vælger

En kontorløsning kan se rigtig ud på papiret og stadig føles forkert i virkeligheden.Derfor bør du besøge stedet, før du beslutter dig.Læg mærke til stemningen, støjniveauet og arbejdsområderne. Se mødelokaler og fællesfaciliteter, og forestil dig, hvordan en almindelig arbejdsdag vil fungere.Det er også her, du kan stille de spørgsmål, som ikke altid fremgår af hjemmesiden.Eksempelvis om adgang, mødelokaler, opsigelse, muligheder for skalering og hvilke services der er inkluderet.

Find den rette kontorløsning hos Blue Office

Den bedste kontorløsning er ikke nødvendigvis den største, billigste eller mest eksklusive.Det er den løsning, der passer til den måde, du og din virksomhed arbejder på.Hos Blue Office kan forskellige behov samles under samme tag – fra flex og faste arbejdspladser til private kontorer og virtuelt kontor.Det giver mulighed for at vælge efter dit behov i dag og justere løsningen, hvis virksomheden udvikler sig.Er du i tvivl om, hvilken kontorløsning der passer bedst?Book en fremvisning hos Blue Office og oplev de forskellige muligheder. Så kan vi sammen finde en løsning, der passer til din virksomhed, arbejdsdag og fremtidige behov.