Hvad koster telefonpasning?

Prisen på telefonpasning afhænger af, hvor mange opkald din virksomhed modtager, hvornår de skal besvares, og hvad der skal ske under samtalen. Derfor er det vigtigt at se på både prisen og indholdet i aftalen, når du sammenligner løsninger.

Har du brug for, at nogen tager imod en besked, mens du er i møde? Eller skal opkald vurderes og stilles videre til forskellige medarbejdere? De to behov kan kræve forskellig tid og håndtering. I denne artikel gennemgår vi, hvad der kan påvirke prisen, hvilke spørgsmål du bør stille, og hvordan du vurderer, om telefonpasning giver økonomisk mening for din virksomhed.

Hvad påvirker prisen på telefonpasning?

Der findes ikke én pris, som passer til alle virksomheder. En selvstændig med få daglige henvendelser har et andet behov end en virksomhed, hvor telefonen er en central del af kundeservicen. Når du indhenter et tilbud, er især opkaldsmængde, tidsrum og opgaver relevante.

Antallet og længden af opkald

Hvor mange opkald forventer du at få besvaret hver måned? Og hvor længe varer de typisk?

En kort samtale, hvor navn, telefonnummer og besked bliver noteret, kræver mindre tid end en henvendelse, hvor kunden har flere spørgsmål. Det kan have betydning for prisen, hvis løsningen afregnes efter tidsforbrug. Undersøg derfor, om tilbuddet tager udgangspunkt i antal opkald, antal minutter eller en kombination. Spørg også, hvad der sker, hvis dit forbrug overstiger det inkluderede.

De tidsrum, du har brug for hjælp

Måske har du kun brug for telefonpasning, når du er optaget af møder eller kundebesøg. Måske ønsker du, at opkaldene bliver besvaret i hele virksomhedens åbningstid. Dækningen kan påvirke prisen og mulighederne i aftalen. Afklar derfor, hvilke dage og tidspunkter løsningen omfatter, og hvordan opkald håndteres uden for de aftalte tidsrum.

Hvad der skal ske med henvendelsen

Telefonpasning kan omfatte forskellige opgaver. Det kan eksempelvis være at tage imod beskeder, stille opkald videre eller besvare enkle spørgsmål ud fra aftalte oplysninger.

Jo mere den, der tager telefonen, skal håndtere, desto vigtigere er det at få beskrevet opgaven præcist. Det gør tilbuddet mere retvisende og hjælper med at sikre, at løsningen passer til kundernes henvendelser.

Sådan kan betalingen være sammensat

Når du sammenligner tilbud, kan du møde forskellige måder at betale på. En aftale kan have en fast månedlig pris, betaling efter forbrug eller et abonnement med en bestemt mængde opkald eller minutter inkluderet. En fast pris kan gøre budgettet mere overskueligt, men du bør undersøge, hvilke begrænsninger der følger med. Ved betaling efter forbrug bliver udgiften i højere grad knyttet til aktiviteten, men den kan også variere fra måned til måned.

Der kan desuden være særskilt betaling for oprettelse, omstilling eller andre funktioner. Derfor bør du bede om et samlet priseksempel baseret på dit forventede behov. Hvis du ikke kender din opkaldsmængde, kan du begynde med at registrere den over nogle almindelige arbejdsuger. Notér også, hvor ofte du ikke kan tage telefonen. Det giver et bedre grundlag for at vælge en aftale.

Hvad betaler du egentlig for?

Du betaler for, at en del af virksomhedens telefoniske kontakt bliver håndteret på dine vegne. Værdien afhænger derfor af, hvor godt det bliver gjort. En god løsning skal give kunden en passende modtagelse og dig de oplysninger, du har brug for bagefter. Det kan være kundens navn, kontaktoplysninger, årsagen til opkaldet og eventuelle forhold, der kræver hurtig opfølgning.

Der bør også være en tydelig aftale om, hvordan din virksomhed bliver præsenteret, og hvad kunden får at vide. Den, der besvarer telefonen, skal eksempelvis kende grænsen mellem at tage imod en besked og at give et fagligt svar. Se derfor på kvaliteten af håndteringen sammen med prisen. En billig løsning har begrænset værdi, hvis beskederne er uklare, eller kunderne får forventninger, du ikke kan indfri.

Telefonpasning eller en medarbejder til telefonen?

Ekstern telefonpasning kan være relevant, hvis du har brug for hjælp til opkald, men ikke har opgaver nok til at ansætte en medarbejder til funktionen. En ansat kan til gengæld varetage flere opgaver og opbygge et tæt kendskab til virksomheden. Hvis du også har behov for reception, administration og løbende kundeservice, kan en medarbejder derfor dække et bredere behov.

Hvordan vurderer du, om det er pengene værd?

Telefonpasning kan skabe værdi ved at frigøre arbejdstid og hjælpe dig med at følge op på henvendelser. Men værdien afhænger af, hvordan telefonen indgår i din forretning.

Hvis nye kunder ofte ringer for at spørge til en opgave, kan det være vigtigt, at henvendelsen bliver modtaget, mens du er optaget. Hvis opkaldene primært er korte beskeder fra eksisterende samarbejdspartnere, kan behovet være mindre. Se også på den tid, du selv bruger. Hvor ofte afbryder opkaldene dit arbejde? Hvor meget tid går med at lytte til beskeder, finde kontaktoplysninger og afklare, hvad kunden havde brug for?

Ved vurdering af nye opgaver bør du sammenligne udgiften til telefonpasning med opgavens bidrag efter de direkte omkostninger. En høj omsætning på en opgave betyder ikke nødvendigvis, at den giver et tilsvarende overskud. Telefonpasning vil heller ikke i sig selv sikre flere kunder. Du skal stadig følge op, give relevante svar og levere en god service. Løsningen kan hjælpe med den første kontakt og gøre opfølgningen mere overskuelig.

Spørgsmål, du bør stille, inden du vælger

For at kunne sammenligne tilbud bør du få svar på de samme spørgsmål hos hver udbyder:

• Hvad er inkluderet i den månedlige pris?

• Afregnes der efter opkald, minutter eller begge dele?

• Hvad koster forbrug ud over det inkluderede?

• Hvilke tidsrum bliver telefonen besvaret?

• Hvordan modtager du beskeder?

• Er omstilling og oprettelse inkluderet?

• Hvilken binding og hvilket opsigelsesvarsel gælder?

• Er priserne oplyst med eller uden moms?

Bed gerne om et eksempel på den samlede månedlige udgift ved dit forventede forbrug. Det gør det lettere at vurdere prisen og undgå overraskelser.

Få en pris, der tager udgangspunkt i din virksomhed

Det mest brugbare tilbud tager udgangspunkt i din hverdag. Beskriv, hvor mange opkald du modtager, hvornår du har brug for hjælp, og hvordan henvendelserne skal håndteres.

Hos Blue Office kan du tage en snak med os om dit behov og få oplyst de aktuelle priser og muligheder for telefonpasning.

Læs mere om telefonpasning hos Blue Office.